Les principaux outils pour optimiser la productivité et éviter les distractions
La numérisation des entreprises ainsi que les nouvelles technologies appliquées au travail sont une arme à double tranchant, puisqu’elles peuvent devenir de véritables distractions au travail. Bien qu’il s’agisse d’outils avec de multiples utilités pour le développement de l’entreprise, il est facile de prendre de mauvaises habitudes ou d’en faire un mauvais usage qui nuise à l’efficacité de tout poste de travail.
À CEDEC nous sommes conscients que toute l’offre numérique à notre disposition, en particulier les réseaux sociaux, peuvent distraire notre attention, ce qui peut altérer le rendement ou la productivité de tout poste de travail. En fait, dans le domaine des ressources humaines, il est essentiel d’avoir des moyens pour mettre fin à cette utilisation abusive des technologies sur le lieu de travail.
C’est pour cette raison que nous souhaitons partager cet article dans lequel sont présentées différentes options pour profiter au maximum de la journée devant l’ordinateur avec l’objectif précis d'arrêter de procrastiner au bureau et d’être plus productif, un des défis de toute entreprise.
Une bonne organisation du temps et un bon savoir-faire pour établir les priorités lors de l'élaboration des tâches, ainsi que les outils énumérés ci-dessous, seront une bonne combinaison pour optimiser le travail et échapper à toute distraction "numérique".
Planifiez pour de longues périodes
Vous devez avoir un aperçu des actions ou de l’agenda des prochaines semaines ou même mois. Différents systèmes peuvent être utilisés sur une base mensuelle et comme calendrier marquer les tâches et les rendez-vous inévitables, tels que les délais ou les livraisons. Vous pouvez organiser votre travail avec iCalendar à partir de Google Calendar ou iCalendar d'Apple mois par mois.
Détaillez vos tâches quotidiennes sous forme de liste
Le calendrier nous fournit cette vision large qui n’est pas très détaillée, donc tous les rendez-vous ou objectifs doivent être décomposés pour être réalisés efficacement, de cette façon il sera possible de contrôler l’accomplissement de tout ce qui est prévu.
Les listes d’action à réaliser sont un système simple qui permettra d’optimiser le temps. Les nouvelles technologies offrent un support très pratiques pour réinventer les listes, comme c’est le cas d’Evernote, une application très intuitive.
Abordez en profondeur des questions complexes
Avec les calendriers et les listes de tâches vous aurez le travail déjà bien ciblé afin de ne pas tomber dans la tentation des distractions, mais dans plusieurs cas vous remarquerez que vous aurez besoin de plus d’outils, surtout pour vous aider dans des sujets complexes.
Pour éviter les oublis, vous pouvez utiliser des cartes mentales, qui, par le biais d'esquisses et de mots-clés, vous permettent de développer n'importe quelle question en profondeur. MindMeiste est l'une des applications les plus réputées pour l’élaboration de telles cartes.
Créez un environnement qui stimule l’attention
Pour éviter toute dispersion qui vous empêche de respecter votre calendrier, vous devez créer un environnement sans distractions. Devant l’ordinateur avoir une atmosphère qui ne vous invite qu' à écrire est un moyen de le faire ; il y a des applications comme OMM WRITE qui offrent la possibilité d'avoir un arrière-plan au moment de l'écriture qui facilite cet isolement numérique. Il peut être personnalisé pour en faire une expérience agréable et utile.
Donnez-lui un format attractif
Après autant de soin à optimiser la journée de travail afin d'atteindre le meilleur résultat, vous pouvez le présenter dans un format plus esthétique. Canva ou The Noun sont deux alternatives pour concevoir différents supports tels que des portfolios, des présentations ou des infographies avec un design parfait.
Au CEDEC, Centre Européen d’Évolution Économique, nous croyons que ces outils devraient être intégrés dans les stratégies de toute entreprise pour optimiser la performance de ses employés. Du côté des ressources humaines, tous les outils nécessaires doivent être mis à la disposition des employés pour les aider à éviter les distractions afin d’atteindre le chemin de l’Excellence Managériale.