Le système d’information du dirigeant

Le tableau de bord est l’outil de pilotage du dirigeant d’entreprise. La définition des indicateurs, des fréquences d’édition des données, de la méthode d’analyse et de la présentation sont des éléments clés d’appréciation des performances de l’activité.
 
Les éléments comptables sont nécessaires mais pas suffisants et les dates de clôtures des données, souvent très décalées de l’opérationnel, ne permettent pas réellement de piloter l’entreprise au quotidien. Un tableau de bord est un outil d’information et d’aide à la décision incontournable. Il doit satisfaire aux règles suivantes :

• Un tableau de bord adapté à chaque responsable avec tous les paramètres dont celui-ci a besoin, mais pas plus. Inutile de le noyer avec des informations qui ne lui servent pas au quotidien. 
• Etre synthétique. Bien sélectionner les indicateurs essentiels et significatifs que l’on mettra en première page et que l’on étudiera systématiquement. Ensuite, on peut ajouter des éléments plus détaillés en annexe si l’on souhaite entrer dans les détails.
• Se concentrer sur les mouvements importants et les écarts (positifs et négatifs) par un système d’alarme. Ce qui implique de connaître les fourchettes de performance de l’activité.
• Etre disponible en temps utile. L’information doit être complète et à jour lorsqu’elle est éditée. Mais si elle arrive trop tard, elle ne sert à rien. Il faut donc s’assurer de la rapidité avec laquelle les systèmes de gestion internes peuvent garantir des données fiables. A contrario, une information très rapide mais incomplète peut entraîner des décisions inadaptées.
• Cibler des données factuelles au maximum. Mais ne pas se limiter à une lecture des chiffres. Il s’agit d’y apporter des commentaires et ceux qui éditent les données sont souvent les mieux placés pour éclairer les chiffres. Demandez leurs analyses.
• Ne pas se limiter aux paramètres comptables, même s’ils sont en principe fiables, ils sont plutôt tournés vers le passé. Des données extracomptables sont indispensables :

- Données clients (fidélisation, satisfaction, recrutement…).
- Produits (qualité, innovation…).
- Concurrence (veille commerciale et produit).
- Ressources humaines (absentéisme, suggestions…).
 
Les systèmes d’information en entreprise consistent souvent en une édition automatique de tableaux de bord comportant de nombreuses données qui sont mises à disposition des décideurs. C’est tout à fait insuffisant. Le « self-service » de l’information n’est pas efficace. Celle-ci doit être commentée, analysée, discutée lors d’un comité ad hoc.
 
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